Definición:
Cualquier miembro de la comunidad podrá solicitar documentos generados por el Concejo Municipal de Envigado, tales como: Proyectos de Acuerdo, Acuerdos, Actas y demás documentos generados en la Corporación; en medios magnéticos e impresos; con las siguientes políticas de operación:
a) La documentación requerida puede ser consultada por cualquier miembro de la comunidad, Dependencias de la Alcaldía o Entes Descentralizados.
b) Las solicitudes de copias de la información deben ser aprobadas por la Secretaría General.
c) El costo generado por las copias de la información magnética o impresa, deben ser asumidas por el usuario.
d) El Concejo Municipal dispone entre tres y cinco días hábiles para entregar la información impresa. Para las copias de información magnética el tiempo es definido por el proveedor que presta el servicio de regrabación, si aplica.
e) La grabación original en ningún caso se entrega a los usuarios.
f) Los Acuerdos pueden ser consultados por el sitio web de la Corporación.
g) Para la toma de fotocopias, los usuarios externos son acompañados al sitio de fotocopiado, por algún funcionario de la Corporación.
h) Están autorizados para realizar copias de los registros magnéticos de las sesiones la secretaria ejecutiva y secretaria auxiliar, previa aprobación de la Secretaría General del Concejo Municipal.
Proceso:
- Recepción de la solicitud:
- Presentar la solicitud de la información por escrito y entregada directamente en la Corporación, y debe contener como mínimo: fecha, nombre del documento y tema al que se refiere.
- Se recibe, radica y procede a ser analizada de acuerdo con la información requerida.
- Informa sobre la solicitud a Secretaría General, para su aprobación.
- Análisis de la solicitud:
- La Secretaría General revisa la solicitud presentada y decide, si aprueba o no.
- En caso de ser rechazada la solicitud, informa al solicitante, la razón por la cual no fue aprobada, que puede ser:
i. Falta de información.
ii. No competencia de la Corporación para suministrar esta información. En dicho caso se registra en la solicitud presentada y termina el procedimiento.
- Consulta de archivo y preparación de la información.
- Si es aprobado, se consulta el documento requerido y se prepara la información de acuerdo con la solicitud presentada.
- Entrega de información:
- Se contacta al solicitante (externo) e se le informa que la documentación solicitada está disponible.
- Archivo de documentos:
- Conserva las solicitudes recibidas, para ser consultadas en caso de requerirse.
NORMATIVIDAD
- Artículo 23 Constitución Política de Colombia
- Sentencia T-621 de 1996 Corte Constitucional
- Ley 1712 de 2014